GTD란 무엇인가요?
GTD(Getting Things Done) 는 생산성 컨설턴트 데이비드 앨런(David Allen) 이 개발한 방법론으로,
‘해야 할 모든 일을 머릿속이 아닌 외부 시스템에 기록해 체계적으로 관리하는 방식’입니다.
우리가 할 일이나 아이디어를 떠올릴 때마다 머릿속에 저장해두면, 시간이 지나며 그 정보들이 흩어지고, 스트레스와 압박감으로 돌아옵니다.
뇌는 기억하는 데 최적화되지 않았기 때문이죠.
데이비드 앨런은 이를 해결하기 위해 GTD를 만들었습니다.
핵심은 다음과 같습니다.
GTD의 철학
- 할 일을 기억하는 데 에너지를 쓰지 말고, 생각과 행동에 집중하라.
- 모든 일을 외부 시스템(노트, 앱, 툴) 에 맡기고, 해야 할 일의 의미와 우선순위만 결정한다.
GTD와 단순 할 일 목록의 차이
- 일반적인 할 일 목록은 단순히 해야 할 일을 나열합니다.
- 반면 GTD는 작업의 성격을 명확히 하고, 우선순위와 실행 가능성을 함께 고려합니다.
- 예: “보고서 작성” → “보고서 주제 확정” → “자료 조사” → “초안 작성” (세분화)
즉, GTD는 할 일을 ‘실행 가능한 작업’으로 분해하고, 그 과정 전체를 체계적으로 관리하는 시스템입니다.
GTD 철학을 한 문장으로 표현하면?
“뇌를 기억하는 도구로 사용하지 말고, 생각하는 도구로 사용하라.”
GTD의 5단계 프로세스
GTD의 핵심은 해야 할 일을 단계별로 처리하는 것입니다.
그냥 목록에 적어두는 것이 아니라, 명확한 절차를 통해 작업을 실행 가능한 상태로 만들어줍니다.
| 단계 | 설명 |
| 캡처(Capture) | 해야 할 일, 아이디어, 메모 등을 모두 수집 |
| 명확화(Clarify) | 각 항목이 실행 가능한지 판단하고 구체화 |
| 정리(Organize) | 작업을 카테고리나 우선순위별로 분류 |
| 검토(Reflect) | 주기적으로 작업 목록을 검토 |
| 실행(Engage) | 상황과 우선순위에 따라 작업 실행 |
이 5단계는 복잡한 프로젝트뿐 아니라, 단순한 일상 업무에도 적용할 수 있습니다.
1. 캡처 (Capture) — 머릿속의 모든 것을 꺼내기
머릿속에 떠오르는 모든 할 일, 아이디어, 해야 할 일들을 외부 시스템(메모앱, 종이, 앱 등)에 기록합니다.
예시)
- “다음 주 프로젝트 발표 준비하기”
- “친구 생일 선물 사기”
- “수강 신청 일정 확인하기”
⇒ Focus-to-do에서는 빠르게 새로운 할 일을 추가하는 기능을 사용해서 기록!
2. 명확화 (Clarify) — 구체적인 행동으로 바꾸기
캡처한 항목들이 실행 가능한지 판단하고, 구체적인 다음 행동으로 정의합니다.
예시)
- “프로젝트 발표 준비하기” → “발표 주제 정하기”, “팀원 역할 분배하기”
- “친구 생일 선물 사기” → “인터넷으로 추천 선물 검색하기”
⇒ 중요한 건 ‘실행 가능한 행동’으로 세분화하는 것
3. 정리 (Organize) — 카테고리와 우선순위 정리
명확화한 작업들을 카테고리별, 우선순위별로 분류합니다.
예시)
- 긴급 & 중요: 팀원 역할 분배
- 중요하지만 급하지 않음: 선물 검색
- 참고용: 수강 신청 일정
⇒ Focus-to-do 앱에서는 카테고리 분류와 우선순위 설정으로 관리.
4. 검토 (Reflect) — 주기적인 검토
작업 목록이 최신 상태인지 확인하고, 우선순위를 재조정합니다.
예시)
- 매일 아침 오늘 해야 할 일 검토
- 매주 일요일 한 주간 남은 작업 확인
⇒ 저는 매일 하루 시작 전에 Focus-to-do에서 전체 목록 검토!
5. 실행 (Engage) — 실제 행동으로 옮기기
현재 상황과 우선순위에 맞는 작업을 선택해 실행합니다.
예시)
- 지금 당장 할 수 있는: 발표 주제 정하기
- 시간 남을 때: 선물 검색
⇒ Focus-to-do에서는 뽀모도로 타이머를 켜고, 정해진 시간 동안 작업에 집중.
캡처 → 명확화 → 정리 → 검토 → 실행
이 과정을 통해 해야 할 일들을 머릿속에서 꺼내 체계적으로 관리하고, 실제로 하나씩 실행해 나갈 수 있습니다.
GTD가 주는 이점
저도 처음에는 GTD를 너무 복잡하게 느꼈어요. ‘이걸 정말 내가 계속 실천할 수 있을까?’ 라는 걱정도 들었고요.
하지만 직접 써보면서 느꼈던 건, 머릿속이 훨씬 가벼워진다는 것이었어요.
그냥 단순히 할 일을 적는 게 아니라, 어떻게 처리할지까지 결정해두니 부담이 줄더라고요.
1. 머릿속 스트레스가 줄어듭니다
해야 할 일을 기억하는 건 생각보다 스트레스를 줍니다. ‘아 저것도 해야지, 이것도 해야지…’ 계속 떠오르죠.
예전엔 저도 ‘친구 생일 선물 사야 하는데…’, ‘팀플 주제 정해야 하는데…’
계속 머릿속으로만 생각하다가 결국 까먹거나, 스트레스만 받았습니다.
하지만 GTD를 시작하고 나서
- 떠오르면 바로 적고 → 구체적인 다음 행동으로 바꾸기
- 머릿속은 비우고 지금 할 일에 집중!
이 작은 변화만으로 심리적인 여유가 생겼어요.
2. 우선순위가 명확해집니다
리스트만 길게 적어두면 뭐부터 해야 할지 모릅니다.
GTD에서는 캡처 → 명확화 → 정리 단계를 거치면서 긴급한 일 / 중요한 일을 구분하게 돼요.
예를 들어,
- “팀플 역할 분배하기” → 오늘 당장 해야 할 일
- “친구 생일 선물 검색하기” → 이번 주 안에 하면 되는 일
순서가 보이니 실행하기가 훨씬 쉬워졌습니다.
3. 집중력이 높아집니다
한 번에 여러 일을 기억하려고 하면 집중이 안 되더라고요.
하지만 GTD를 시작하고 나선, 해야 할 일은 앱(저는 Focus-to-do 사용)에 맡기고 지금 할 일 하나에만 집중하게 됐어요. 특히 뽀모도로 기법과 함께 쓰면 25분 동안 한 가지 작업에만 몰입할 수 있어서 효과가 컸습니다.
4. 복잡한 프로젝트도 쉽게 나눌 수 있어요
예전엔 “졸업 프로젝트 준비하기” 같은 큰 일이 있으면 막막해서 미루기만 했어요.
GTD 방식으로 바꾸고 나니
- “주제 아이디어 정리”
- “팀원 역할 정하기”
- “첫 미팅 잡기”
처럼 작은 작업으로 쪼갤 수 있었어요. 그래서 시작 자체가 쉬워졌습니다.
“GTD는 머릿속 부담을 줄이고, 행동으로 옮기게 만드는 시스템이다.”
나의 GTD 실천 방법
저는 Focus-to-Do라는 앱을 활용해서 GTD를 실천하고 있어요.
할 일 목록을 정리하고, 우선순위를 설정한 다음 뽀모도로 기법(25분 집중 + 5분 휴식)으로 작업을 실행합니다.
Focus-to-do 앱 활용
- 해야 할 일들을 카테고리별로 정리하고
- 캡처 → 정리 → 우선순위 매기기 과정을 앱에서 진행합니다.
뽀모도로 기법과 결합
- 각 작업을 25분 집중 + 5분 휴식 주기로 설정
- GTD로 정리한 할 일을 뽀모도로 방식으로 하나씩 실행
이 방식은 너무 복잡하지 않으면서도 집중력과 실행력을 모두 높여줍니다.
하지만 이 부분은 내용이 너무 길어질 것 같아, 추후에 별도의 글로 자세히 소개드릴 예정이에요.
다음 글에서는 제가 Focus-to-Do 앱을 어떻게 활용하는지 그리고 집중력을 극대화하는 뽀모도로 기법에 대해서도 자세히 나눌 예정입니다!
초보자를 위한 GTD 시작 팁
GTD가 좋은 건 알겠는데, 막상 시작하려면 막막한 느낌, 다들 공감하시죠?
저도 그랬어요. ‘완벽하게 해야 한다’는 부담 때문에 시작조차 못했던 때가 많았습니다.
그래서 처음 시작할 때 도움이 됐던 팁들을 정리해봤어요.
복잡하게 생각하지 마세요. 정말 간단하게 시작하면 됩니다.
1) 머릿속에 떠오르는 건 전부 기록하세요
기억하려고 하지 말고, 무조건 적으세요.
✔ 스마트폰 메모앱
✔ 종이 노트
✔ Focus-to-Do 같은 앱
완벽한 도구보다, 지금 바로 적을 수 있는 게 최고입니다.
2) ‘다음 행동’을 구체적으로 적으세요
“보고서 준비하기” 같은 애매한 표현은 금지!
✔ “보고서 주제 정하기”
✔ “팀원에게 역할 나누기 요청하기”
할 수 있는 ‘행동’으로 바꾸면 시작이 쉬워집니다.
3) 하루 5분, 작업 목록 검토 시간을 만드세요
매일 아침 또는 자기 전, 오늘 해야 할 일과 남은 일을 검토하세요.
✔ 어떤 일을 먼저 해야 할지 정하고
✔ 불필요한 일은 과감히 삭제!
매일 5분 검토가 생각보다 큰 변화를 만들어줍니다.
4) 처음부터 완벽하게 하려고 하지 마세요
모든 일을 GTD 방식으로 관리하려고 하면 오히려 피로감이 옵니다.
처음엔 중요한 일 3~5가지만 관리해보세요. 익숙해지면 점점 확장하면 됩니다.
" 작은 시작이 가장 중요합니다"
저도 처음엔 단순히 할 일을 메모하는 것부터 시작했습니다.
그러다 점점 GTD 5단계를 적용하게 됐고, 지금은 뇌는 생각하고, 앱이 기억하게 만드는 습관이 자리 잡았어요.
여러분도 오늘부터, 아주 작은 기록부터 시작해보세요.
맺음말
GTD는 복잡한 이론이 아니라, 우리 머릿속에 떠다니는 생각과 해야 할 일을 정리하는 가장 실용적인 방법입니다.
완벽하게 시작하려고 고민하는 것보다, 작은 기록부터 시작하는 게 가장 중요합니다.
저도 아직 완벽하게 실천하는 건 아니지만, 매일 조금씩 적용하면서 삶이 훨씬 가벼워졌습니다.
여러분도 오늘 바로 메모앱이나 종이에 지금 해야 할 일을 적어보세요.
그 순간부터 이미 GTD를 시작한 겁니다.
다음 글에서는 제가 사용 중인 Focus-to-Do 앱 활용법과 뽀모도로 기법에 대해 소개드릴 예정이에요.
집중력과 실행력을 높이는 방법이 궁금하시다면 기대해 주세요!
– 창하